Vörgange

Neue Vorgänge anlegen

Über Vorgänge → Neu können neue Personen, Auktionen, Objekte, Verträge, Anfragen, Gebote/Zuschläge und Firmen direkt im System angelegt werden. Je nach Vorgang werden unterschiedliche Stammdaten, Zuordnungen und weitere Angaben erfasst.

Eine neue Person mit den wichtigsten Stamm- und Kontaktdaten erfassen. Dazu gehören Anrede, Geschlecht, Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort, Land und E-Mail-Adresse. Pflichtfelder sind entsprechend gekennzeichnet. Während der Eingabe prüft das System außerdem, ob möglicherweise bereits eine passende Person vorhanden ist. Nach dem Anlegen kann die Person im Bereich „Person“ aufgerufen und weiter bearbeitet werden.

Eine neue Auktion über die grundlegenden Auktionsdaten anlegen. Hier werden ein eindeutiger Workcode, der Name der Auktion sowie die Sortierung eingetragen. Nach dem Anlegen steht die Auktion im Bereich Auktion zur Verfügung und kann dort weiter bearbeitet und konfiguriert werden.

  1. EINZELOBJEKT – Ein neues Einzelobjekt vollständig erfassen und einer Auktion zuordnen. Zunächst wird die Objektbezeichnung eingetragen; bei Bedarf können weitere Sprachen ergänzt werden. Anschließend werden unter Zuordnung unter anderem Warengruppe, Status, Zuordnungsart, Auktion, Lagerort und Tag festgelegt. Zusätzlich können Limitpreis und Schätzpreis, Schlagwörter, Beschreibungstexte sowie Bilder hinterlegt werden. Die Zuordnung zur gewünschten Auktion erfolgt direkt über das Feld Auktion.

2. IMPORTSTRUKTUR – Die für eine Auktion vorgesehene Importstruktur auswählen und für den weiteren Datenaustausch verwenden. Über die Auswahl der Auktion kann die entsprechende Struktur geladen werden; anschließend stehen die zugehörigen Import- bzw. Download-Funktionen zur Verfügung. Diese Funktion dient nicht zum Anlegen eines neuen Objekts, sondern zur strukturierten Übernahme größerer Datenmengen.

Einen neuen Vertrag für eine vorhandene oder neu anzulegende Person erstellen. Über Nachname, Vorname, Straße, PLZ, Stadt, E-Mail und Telefonnummer kann zunächst nach bereits vorhandenen Personen gesucht werden. Wird keine passende Person gefunden, können die Daten direkt neu erfasst werden. Über Zusatz lassen sich ergänzende Informationen zum Vertrag hinterlegen. Anschließend wird der Vertrag über „Vertrag erstellen“ angelegt.

Hier wird eine neue Anfrage angelegt und einer Person zugeordnet. Eine bereits vorhandene Person kann über die Suche ausgewählt werden. Ist die Person noch nicht im System vorhanden, können die benötigten Kontaktdaten direkt im Formular erfasst werden.

Zuerst wird die gewünschte Auktion ausgewählt. Anschließend kann eine vorhandene Person gesucht oder direkt eine neue Person angelegt werden. Danach wird der passende Bietertyp ausgewählt, zum Beispiel Saal, Telefon, Online oder schriftliches Gebot.

Im Bereich „Gebot(e)“ werden Losnummer und Betrag eingetragen. Wird die Option „Zuschlag“ aktiviert, wird der Vorgang als Zuschlag erfasst.

Mit „Alle (An)legen“ werden die eingegebenen Gebote bzw. Zuschläge gespeichert.

Hier wird eine neue Firma mit ihren Stammdaten erfasst. Neben dem Firmennamen können unter anderem Zusatzname, Branche sowie die vollständigen Adressdaten hinterlegt werden.

Nach dem Anlegen ist die Firma über den Menüpunkt „Firma“ in der Firmenliste verfügbar. Durch Anklicken des entsprechenden Eintrags können die hinterlegten Firmendaten anschließend eingesehen und bei Bedarf bearbeitet werden.

Tipp

Nutzen Sie „Vorgänge → Neu“, wenn Sie neue Personen, Auktionen, Objekte, Verträge, Anfragen, Gebote oder Firmen direkt im System anlegen möchten.

Achtung

Prüfen Sie vor dem Anlegen, ob die Person, Firma oder der Vorgang bereits im System vorhanden ist, um doppelte Datensätze zu vermeiden.

Hinweis

Neu angelegte Datensätze können anschließend über den jeweiligen Hauptmenüpunkt – z. B. „Person“, „Firma“, „Auktion“ oder „Objekt“ – aufgerufen, eingesehen und bei Bedarf bearbeitet werden.